Ordem de Serviço: o que você precisa saber sobre essa ferramenta de gestão?

Quando a gente pensa em negócios de sucesso, certamente a organização é um dos fatores imprescindíveis para crescer de forma eficaz. E algumas práticas que ajudam no controle e no alinhamento dos processos de uma empresa são essenciais, como a emissão de ordem de serviço.

Esse documento ajuda a oficializar atividades, demandas e solicitações que serão desempenhadas pela empresa na prestação de serviços para o cliente. Além disso, é o pontapé inicial para a organização do trabalho.

Ela deve ser emitida sempre antes da realização do serviço, ainda que não seja solicitada pelo cliente. É importante que a iniciativa parta da empresa prestadora do serviço, mas é fundamental que o cliente esteja ciente de todas as informações necessárias acordadas para o cumprimento satisfatório da demanda.

Essa é uma ferramenta ideal para a comunicação interna de uma empresa que impacta significativamente na otimização das atividades.

Aqui, vamos explicar o que é uma ordem de serviço, quais as principais vantagens de utilizar essa ferramenta e o que não pode faltar nesse documento para alcançar êxito nas suas tarefas.

O que é Ordem de Serviço?

A ordem de serviço é um documento importante o qual contém todos os registros de uma determinada atividade e funciona como uma espécie de checklist, auxiliando no controle e execução de um trabalho que passou por um agendamento prévio. 

Em resumo, através desse documento, as empresas que prestam os mais variados serviços, conseguem executar o passo-a-passo do que precisa ser cumprido e, consequentemente, mantém total controle sobre o fluxo de trabalho de forma mais eficiente. 

Assim, a ordem de serviço precisa apresentar, de forma estratégica, informações importantes sobre o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como fazer. Também deve tratar sobre as especificidades do trabalho a ser desenvolvido, o detalhamento dos materiais necessários que serão utilizados, informações financeiras, etc. 

Por que emitir?

Não dá pra confiar na memória quando estamos falando de registro de informações, não é mesmo? Por isso, além de oferecer uma visão geral do serviço que será prestado, a ordem de serviço proporciona praticidade e amplia a produtividade de empresas e negócios. 

Embora seja banalizado, esse documento evita gargalos operacionais e proporciona uma entrega de serviços de melhor qualidade ao cliente. E quando a atividade é concluída, ainda serve como forma de comprovação de que o serviço foi prestado. 

A ordem de serviço funciona para os mais variados tipos de empresas, as que trabalham com comunicação (como criação de campanhas publicitárias e consultoria, por exemplo); empresas de informática (como instalação de software), além de limpeza, transporte e manutenção de equipamentos. 

Quais as principais vantagens de emitir uma ordem de serviço?

O principal objetivo de uma ordem de serviço é conduzir uma tarefa. Ela deverá estar alinhada às expectativas do cliente e também o que se espera da equipe que colocará a mão na massa.

Por isso, utilizar essa ferramenta de gestão proporciona inúmeras vantagens para as empresas e elencamos apenas algumas das principais a seguir: 

• A ordem de serviço auxilia no controle de prazos a partir das necessidades do cliente;

• Facilita no acompanhamento da produtividade dos gestores;

• Serve para calcular o tempo gasto na realização das atividades;

• Identifica os materiais necessários para a mão de obra e execução do trabalho;

• Ajuda a gerir as finanças com eficácia;

• E evitar erros e danos na realização do serviço.

O que não pode faltar em uma ordem de serviço?

Apesar de não possuir um padrão a ser seguido e existirem muitos modelos e tipos, é importante entender que os dados que compõem uma ordem de serviço precisam seguir uma ordem lógica, que se adapte à realidade de cada empresa para que sua função seja eficiente.

Independente do tipo, se for uma ordem de manutenção (na reparação de danos); de serviço (início de um novo projeto para o cliente); serviço de evento (organização de um acontecimento esporádico) ou preventivo (evitar imprevistos), algumas informações são essenciais.

Por isso, saber como fazer esse documento, é estar por dentro, sobretudo, das particularidades do serviço que será desempenhado. Além de, claro, buscar elencar todas as informações necessárias para acompanhar e executar a demanda da melhor forma. 

Além das informações sobre a atividade, uma ordem de serviço precisa contextualizar o trabalho que será desenvolvido. Ou seja, explicar as motivações do problema e a razão por trás do serviço, seguido das assinaturas dos responsáveis ou técnicos.

Algumas informações que não podem faltar em uma ordem de serviço:

• Dados do cliente que receberá o serviço (endereço e informações para contato);
• Especificações da empresa que prestará o serviço;
• Data do início e da conclusão do serviço;
• Descrição detalhada do serviço;
• Lista de materiais necessários;
• Custo médio dos desses materiais;
• Assinatura dos responsáveis pelo serviço;
• O lugar onde o serviço será realizado (localização, área ou instalação);
• Termo de garantia (se houver).

Sabemos que a lista parece longa, mas respeitar essas informações garante que o serviço prestado será realizado de forma efetiva e organizado. 

Conclusão

Aprendemos que utilizar a ordem de serviço é uma importante ferramenta de gestão que está diretamente associada à organização de empresas e negócios e que apesar de ser uma prática simples, pode apresentar melhorias e melhor qualidade na execução dos serviços. 

São muitas as vantagens proporcionadas pela adesão do uso desse documento para as empresas, principalmente pelo registro de informações que garante segurança ao cliente e a empresa prestadora de serviço. Isso, claro, além de profissionalizar o negócio e melhorar a imagem corporativa da empresa.

Quando todas as informações estão registradas para formalizar um pedido, com todos os responsáveis sabendo como, quando e onde atuar, o dia-a-dia da empresa se torna mais organizado e com menos riscos de erros e danos na execução das tarefas. 

Mais que um documento importante, a ordem de serviço é uma ferramenta de comunicação interna que serve para armazenar dados relevantes e impactam o fluxo de trabalho da empresa e de todos os envolvidos. 

Por fim, para garantir que um serviço seja realizado de forma satisfatória para a empresa e agrade o cliente, o primeiro passo é aderir a um planejamento detalhado e rigoroso baseado em uma ordem de serviço bem elaborada e detalhada.

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