Já imaginou a quantidade de dados e informações que são geradas e armazenadas diariamente por uma empresa? Acompanhar e controlar esse processo pode ser uma tarefa difícil e desafiadora. Por isso, é importante entender como funciona os relatórios de gestão.

Essa é uma ferramenta que permite ao gestor ter uma visão mais ampla do seu negócio e acompanhar de forma clara e completa todos os processos da sua empresa. Além, é claro, de influenciar na tomada de decisão, pois o gestor passará a tomar decisões mais estratégicas, sem colocar o seu negócio em risco.

Por meio do relatório de gestão, é possível ter acesso a todas as informações que são essenciais para o funcionamento da empresa. E isso também contribui para um cenário de maior produtividade entre os colaboradores e imprescindível para a solução de conflitos e gargalos operacionais.

Se você está buscando elaborar um relatório de gestão eficiente, este artigo é para você! Além de definirmos o que é relatório de gestão, também discutiremos a importância dele para a rotina de uma empresa e daremos alguns passos importantes para a sua elaboração.

O que são os relatórios de gestão?

Os relatórios de gestão nada mais são do que documentos que têm como objetivo detalhar o desempenho das atividades realizadas por uma empresa ou de um setor específico. Geralmente, esses documentos apresentam as particularidades do negócio e como ele performou profissionalmente em um determinado período.

Antigamente, o relatório de gestão servia apenas para controle das finanças. No entanto, com o passar do tempo, os gestores sentiram a necessidade de ampliar esse controle e acompanhamento também para outras áreas da empresa, para além do financeiro. Principalmente para ajuda-los a tomar decisões de forma mais eficaz.

Por isso, existe uma infinidade de tipos de relatórios que atende as diferentes necessidades e objetivos da empresa: como o financeiro, o relatório de vendas, de marketing, produtividade, satisfação dos colaboradores e de cadastros, por exemplo.

Certamente, a principal dificuldade para a elaboração do relatório de gestão é administrar uma grande quantidade de dados e informações. Por isso, buscar medidas que facilite esse processo e ajude a construir um relatório mais objetivo e eficiente é fundamental para o sucesso da empresa.

Qual a importância dos relatórios de gestão?

Os relatórios de gestão são importantes porque ajudam a registrar eventos primordiais da empresa. Também monitoram as metas que foram estabelecidas no planejamento e acompanham o desenvolvimento delas em comparação aos concorrentes no mercado.

Além disso, avaliam e, através dessa avaliação, buscam melhorias na comunicação entre os colaboradores, gestores e fornecedores. Faz recomendações sobre estudos realizados e procura solucionar problemas que atrapalham o rendimento da empresa, os chamados gargalos operacionais.

Todas essas informações ajudam o gestor a agir com inteligência e esperteza em determinadas situações, como saber, por exemplo, se a empresa está no momento certo para investir em novos equipamentos ou ferramentas de trabalho, expandir vendas ou pensar em novas contratações.

5 passos para elaborar bons relatórios de gestão

Para elaborar os melhores relatórios de gestão e fazer sua empresa crescer, é importante ter atenção em alguns pontos. Separamos, portanto, 5 passos importantes que você deve ficar atento na hora de escrever o seu relatório:

1. Defina seus objetivos

Não existe uma estrutura única e ideal para elaborar um relatório de gestão, mas algo que é indispensável, além dos elementos básicos como título, resumo, conteúdo, resultados e fontes, são os objetivos.

Que precisam responder as motivações desse relatório, o que ele busca avaliar ou acompanhar ou identificar… E esses objetivos devem estar alinhados ao tipo de relatório, se financeiro, de vendas, marketing ou de produtividade, por exemplo.

2. Planeje o conteúdo do seu relatório

Planejar o que estará no relatório é fundamental para que ele cumpra o seu objetivo. Uma dica é fazer tópicos que sigam uma sequência lógica do que será abordado para depois incluir as informações que são importantes para aquele setor no qual o relatório é destinado.

3. Utilize uma linguagem clara

Linguagem complexa ou prolixa não é sinônimo de bom relatório, pelo contrário, quanto mais simples, clara e objetiva for a linguagem que você utiliza, mais fácil o relatório cumprirá o seu papel.

Ou seja, é muito importante que o texto seja escaneável, que permita uma leitura dinâmica e que informações sejam encontradas rapidamente, claro, objetivo (sem enrolar o leitor) e, principalmente, relevante.

4. Aponte conclusões a partir dos dados

Essas informações geralmente se encontram ao final do relatório, mas é o momento onde, a partir dos dados e informações que foram apresentadas, o responsável pela elaboração aponta conclusões.

Se tratando de um relatório de cadastros de clientes, por exemplo, é interessante que você diga se houve aumento ou queda no número de clientes naquele determinado período e até comparar com períodos anteriores.

5. Utilize a tecnologia ao seu favor

Uma forma mais prática e rápida de elaborar um relatório de gestão é através de um sistema automatizado, que através de um software, consiga integrar as informações de todos os setores e permita o acesso a esses dados de forma muito mais ágil do que manualmente.

Conclusão

Sabemos que organização e planejamento são fundamentais para o sucesso de qualquer negócio, ainda mais com empreendimentos que contam com uma infinidade de dados e informações importantes para se manter funcionando.

Por isso, aderir a ferramentas como o relatório de gestão é, sobretudo, garantir que a empresa consiga crescer de forma eficiente e visionária, sem que precise correr riscos e enfrentar situações difíceis.

Não só a empresa, aprendemos que o relatório de gestão auxilia principalmente os gestores na tomada de decisão e a ter uma visão estratégica e ampla de todos os setores. Através dele, é possível acompanhar o rendimento e a performance profissional da empresa em um determinado período de tempo. E isso faz toda a diferença!

Apesar de não existir um modelo ou estrutura padrão, alguns passos são essenciais para a construção de um bom relatório: planejamento, objetivos, linguagem clara, conclusões relevantes e contar com um sistema tecnológico que facilite esse processo.

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