A rotina de qualquer empresa ou negócio é cheia de atividades e demandas que passam por aprovação e prazos. A forma como essas atividades são desempenhadas afetam diretamente a produtividade. Por isso, é muito importante evitar retrabalho na empresa para não causar prejuízos.

O retrabalho não é só inimigo da produtividade, ele também afeta o relacionamento entre equipes e clientes, além de ser desgastante para o responsável que dedicou esforços e tempo para realizar uma tarefa e precisa repeti-la.

É comum que aconteçam falhas durante a execução de atividades, mas é preciso ficar atento se a ocorrência de retrabalho ocasionado por essas falhas não está acima da média, porque é nesse momento que a empresa precisa pensar em medidas úteis para contornar essa situação.

Se a sua empresa está passando por isso ou você quer evitar o retrabalho, este conteúdo é para você! A seguir, definiremos melhor o que seria o retrabalho e quais são os principais prejuízos que ele causa à sua empresa. Depois, daremos as melhores dicas para evitá-lo.

O que é retrabalho e quais os principais prejuízos?

O retrabalho, como o próprio nome diz, significa a refação de uma mesma atividade que não teve o objetivo atingido ou esperado. É fazer novamente algo já estava pronto e que deveria ter sido feito apenas uma vez.

Pensando pelo viés empresarial, é quando a empresa não consegue cumprir as expectativas do cliente através de um serviço prestado ou quando colaboradores desagradam seus líderes ou gestores em uma atividade mal desempenhada.

O retrabalho, em alguns casos, pode ser resolvido de forma mais leve, através de uma revisão ou edição, alterando um ponto ou outro para se adequar às expectativas do proponente. Mas também pode ser preciso recomeçar do zero.

As principais causas do retrabalho podem ser geradas tanto por fatores humanos (quando o erro é em virtude de decisões ou falhas de pessoas) ou por fatores técnicos (quando a falha é mecânica, por um defeito em máquina ou panes inesperadas).

E isso pode acontecer por uma série de motivos, seja por falhas na comunicação, pela ausência de objetivos claros sobre a atividade ou por conta de processos internos defasados. Além disso, a alocação incorreta de recursos e pessoas também pode causar retrabalho na empresa.

Como já foi dito, quando é necessário fazer um retrabalho, há prejuízos na produtividade da empresa. Além do desperdício de tempo gasto para aquela atividade que precisará ser refeita, há também custos financeiros, alterando o planejamento orçamentário.

Sem contar que o retrabalho ainda proporciona um ambiente de trabalho mais estressado, corrido e desgastado. Os prazos precisam ser ajustados, outras atividades vão sendo acumuladas e as equipes precisarão ser remanejadas. Enfim, causa todo um caos em cascata.

5 melhores dicas para evitar o retrabalho

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o retrabalho e de que forma ele impacta negativamente no ambiente de trabalho empresarial, é hora de saber o que fazer para evitá-lo. Confira a seguir a seleção de melhores dicas para que sua empresa deixe de fazer retrabalho.

1. Defina bem objetivos e expectativas

Quando os objetivos de um determinado projeto não ficam claros, é muito provável que a atividade não atenda às exigências e as expectativas do cliente.

Por isso, é importante não só priorizar esse alinhamento no planejamento, como priorizar contratos formais, normas e regras que envolvem pedidos de alteração e prazos para solicitação. Isso pode fazer a diferença e evitar retrabalho.

Se você está procurando uma solução para melhorar os serviços contábeis da sua empresa, conheça as soluções oferecidas pelo Grupo Epicus. Nossa meta é buscar oportunidades que possam tornar o seu negócio mais competitivo.

2. Faça um planejamento

Já deu para perceber que um planejamento é muito importante para evitar retrabalho. De forma em que todas as informações importantes para a execução estejam claras e acessíveis, com detalhes sobre as necessidades do cliente e como a empresa fará para superá-las.

3. Crie etapas no processo

Com o planejamento feito e os objetivos bem definidos, é hora de definir as etapas do projeto, qual demanda mais tempo para ser executada, quais precisam de mais colaboradores e quais etapas podem ser eliminadas ou reorganizadas.

É nesse momento que os responsáveis deverão saber os prazos de cumprimento para evitar atrasos e alterar a dinâmica de trabalho.

4. Estabeleça uma comunicação clara

Essa é, sem dúvidas, uma das razões pelas quais muitas empresas precisam fazer retrabalho constante, pois não há uma comunicação clara e aberta ou ela acaba sendo negligenciada pelos colaboradores pela pressa em resolver pendências ou finalizar o trabalho.

Por isso a importância de prezar por uma equipa em sintonia, que dialoga, pergunta e troca informações sobre o projeto.

5. Invista em tecnologia e automatize processos

Tarefas automatizadas podem ser muito úteis e evitar retrabalho, sobretudo em um ambiente de trabalho desorganizado. Dessa forma, a equipe pode buscar informações em um só lugar, onde o processo está centralizado.

São muitas as vantagens de investir em tecnologia para otimizar o trabalho: contar com sistemas que disponibilizam relatórios e análises de dados de forma automática e ainda reduzir custos, redirecionando os recursos humanos para a execução de atividades que exigem mais esforço, deixando a tecnologia para essas atividades mais burocráticas e repetitivas.

A Venx Tecnologia pode ser a solução que você busca para evitar retrabalho na sua empresa. Nós desenvolvemos soluções inteligentes que simplificam processos e reduzem custos, através de sistemas de gestão integrada. Nosso objetivo é oferecer Tecnologia da Informação para pequenas, médias e grandes empresas.

Desenvolvendo softwares online com dedicação e engajamento contínuo, inspirando parceiros e clientes a realizarem seus sonhos com sucesso. Dispomos de um time multidisciplinar, extremamente competente, focado em gerar resultados positivos garantindo assim a excelência em todas as nossas soluções.

Conclusão

Aprendemos que o retrabalho é uma pedra no sapato para qualquer gestor que está sempre preocupado com a produtividade da sua empresa. Pois é uma prática que afeta o bolso, o tempo e o relacionamento com o cliente e com colaboradores também.

No entanto, é possível tomar medidas simples que não só evitam o retrabalho, como transforma o ambiente de trabalho de maneira positiva, como a definição eficiente de objetivos da atividade, o alinhamento de expectativas, um bom planejamento, definição de etapas, comunicação clara e atividades automatizadas.

Não deixe que o retrabalho prejudique o rendimento da sua empresa pela falta de medidas essenciais e que devem ser prioridade na gestão.

Tem interesse em transformar os processos da sua empresa e ganhar mais agilidade no âmbito organizacional? Então, entre em contato conosco agora mesmo e conheça todas as nossas soluções!